Privacyverklaring Personeelsformatie
Laatst bijgewerkt: 26 september 2026
1. Over deze toepassing
Personeelsformatie is een interne webtoepassing voor het beheren en opvolgen van de personeelsformatie van scholen.
De toepassing ondersteunt onder andere het registreren en raadplegen van personeelsopdrachten, ontvangen en ingerichte uren, tijdelijke uren, rollen, aangekochte uren en bijbehorende financiële overzichten.
De toepassing is gebouwd met Google Apps Script en maakt gebruik van Google Workspace-diensten voor authenticatie en gegevensopslag.
2. Toegang tot de toepassing
Personeelsformatie is niet bedoeld voor openbaar gebruik.
Een gebruiker moet zich aanmelden met een Google-account. Daarnaast wordt binnen de toepassing gecontroleerd tot welke school of onderdelen van de toepassing de gebruiker toegang heeft.
Het feit dat iemand over een Google-account beschikt, geeft op zichzelf geen toegang tot personeelsgegevens.
Toegangsrechten worden afzonderlijk beheerd door de beheerder van de toepassing.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van de toegekende rechten kan de toepassing onder andere volgende gegevens verwerken:
- het e-mailadres van de aangemelde Google-gebruiker;
- naam en professionele gegevens van personeelsleden;
- ambt, opdracht, uren en tewerkstellingsbreuk;
- administratieve codes die noodzakelijk zijn voor de personeelsformatie;
- gegevens over tijdelijke of bijkomende opdrachten;
- gegevens over aangekochte uren en de daaraan verbonden kosten;
- opmerkingen die gebruikers zelf in de toepassing invoeren;
- school- en schooljaargegevens.
De toepassing vraagt alleen toegang tot Google-gegevens die noodzakelijk zijn om de toepassing te laten functioneren.
4. Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?
De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de werking van Personeelsformatie en voor het administratief beheren, controleren en rapporteren van de personeelsformatie van de betrokken scholen.
Het Google-account van een gebruiker wordt gebruikt om de gebruiker te identificeren en om te bepalen tot welke school of onderdelen van de toepassing toegang mag worden verleend.
Gegevens worden niet gebruikt voor reclame, profilering of commerciële marketing.
Google Workspace API-gegevens worden niet gebruikt voor het ontwikkelen, verbeteren of trainen van algemene artificiële-intelligentie- of machinelearningmodellen.
5. Opslag van gegevens
De gegevens van Personeelsformatie worden opgeslagen binnen de Google Workspace-omgeving en de daarvoor bestemde Google Spreadsheets en bestanden.
De achterliggende gegevensbestanden zijn niet automatisch toegankelijk voor gebruikers van de webtoepassing. Toegang tot de webtoepassing en toegang tot de achterliggende bestanden worden afzonderlijk beheerd.
6. Delen van gegevens
Persoonsgegevens en gegevens verkregen via Google Workspace worden niet verkocht.
Gegevens worden niet aan externe partijen verstrekt voor reclame, profilering, gegevenshandel of vergelijkbare commerciële doeleinden.
Gegevens kunnen binnen de betrokken onderwijsorganisatie toegankelijk zijn voor personen die deze informatie nodig hebben voor hun professionele opdracht, zoals directie, administratieve medewerkers of bevoegde financiële medewerkers. De toegang wordt beperkt volgens de toegekende gebruikersrechten.
Voor de technische werking wordt gebruikgemaakt van Google Workspace en Google Cloud-diensten.
7. Beveiliging
Er worden organisatorische en technische maatregelen genomen om de gegevens te beschermen.
Dit omvat onder andere:
- authenticatie via een Google-account;
- toegangscontrole per gebruiker;
- toegang tot schoolgegevens op basis van expliciet toegekende rechten;
- afzonderlijke rechten voor beheerders en gebruikers;
- beperkte toegang tot de achterliggende gegevensbestanden;
- gebruik van de beveiligingsvoorzieningen van Google Workspace en Google Cloud.
Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van hun Google-account.
8. Bewaartermijn en verwijdering
Gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de personeelsadministratie, financiële opvolging, wettelijke verplichtingen of de werking van de betrokken onderwijsorganisatie.
Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, kunnen door de verantwoordelijke beheerder worden verwijderd of gearchiveerd volgens de geldende afspraken en wettelijke bewaartermijnen.
Gebruikers kunnen vragen om persoonsgegevens te laten nakijken, verbeteren of, wanneer dit wettelijk mogelijk is, verwijderen.
9. Rechten van gebruikers
Voor vragen over persoonsgegevens, toegang, correctie of verwijdering kan contact worden opgenomen met de verantwoordelijke organisatie of beheerder van Personeelsformatie.
Bij persoonsgegevens waarvoor de school of onderwijsorganisatie verwerkingsverantwoordelijke is, gelden daarnaast de bestaande privacyafspraken en procedures van die organisatie.
10. Google API Services
Personeelsformatie gebruikt Google-diensten uitsluitend voor functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor de toepassing.
Het gebruik en de overdracht van informatie die via Google API’s wordt ontvangen, gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-bepalingen.
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de werking van Personeelsformatie, de gebruikte Google-diensten of de manier waarop gegevens worden verwerkt wijzigt.
De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.